Claves que debe conocer para que su proyecto sea exitoso

Carolina Benavides

La gestión del tiempo, gestión de adquisiciones y gestión operativa como elementos para el proceso constructivo de una obra y como producto de calidad, son algunas de ellas.

Por: Arq. Ana Grettel Molina, Directora Ejecutiva del Colegio de Arquitectos de Costa Rica (CACR).

El éxito del desarrollo de un proyecto arquitectónico está vinculado directamente a su gestión, es el manejo efectivo tanto del tiempo como del cronograma de trabajo lo que logra concluir de manera adecuada un proceso proyectual.

Antes de avocarnos en un enfoque exitoso en el cumplimiento de la gestión del tiempo – cronograma de trabajo, adquisiciones, inventarios, materiales, recursos, presupuesto, entre otros-, debemos tener claro aspectos de la formulación de un proyecto y los puntos fundamentales del proceso y meta que se desea lograr al desarrollarlo.

Los componentes de alcance, metas, procesos metodológicos, calidad del producto, equipos pertinentes y sinergia de todos los componentes deben formularse desde la iniciación y concepción del proyecto. Para ello, el proyecto debe entenderse como un proceso integral, donde es vital tener claridad sobre las actividades a desarrollar y el enlace que debe darse entre las mismas. Cuando la interrelación de estas no es clara ni tiene directrices adecuadas, los cronogramas y presupuestos se pueden ver afectados y en consecuencia generar grandes problemas al proceso. Los expertos dictan que un 80% del éxito de un proyecto, es la fortaleza en la coordinación de los distintos equipos y que todos tengan la visión clara de los objetivos a cumplir. Indiferentemente del tipo de proyecto, sea este simple o un proyecto complejo con distintas etapas y múltiples tareas, la claridad en la formulación de las metas propuestas en concordancia con los rangos de presupuesto propuestos es la clave.

Además: ¿Implementa el sector planes de gestión de residuos en el desarrollo de las obras?

Claridad de los objetivos, alcances y calidad del proyecto

Un componente clave para alcanzar el éxito en la ejecución de un proyecto, es su claridad en los objetivos, tanto en el alcance general como en los objetivos específicos a desarrollar. Estos deberán indicar exactamente lo que se logrará con el proyecto en sus distintas fases. Tanto las especificaciones técnicas como las propuestas de inversión deberán ser exactas y claras para lograr el éxito. La no claridad de los objetivos puede conducir a la inversión de recursos en elementos y aspectos que no han sido contemplados en la fase de planeamiento y anteproyecto, lo que impacta de forma negativa en la gestión económica que debe cumplir el proyecto, así como en el tiempo planificado.

Los alcances y la calidad del producto a obtener, deben estar establecidos desde el inicio, en el planteamiento de las metas a cumplir. Los indicadores de éxito están supeditados a la formulación del proyecto, por lo que dependen de los procesos, normativas y especificaciones técnicas desarrolladas en esa primera etapa de planificación.

También: ¿Cuáles son las alternativas de gestión de residuos?

Las consecuencias de la poca claridad en los objetivos, metas y presupuestos de la obra en su etapa de formulación, conlleva a que instancias para la vigilancia del ejercicio profesional del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos (CFIA), como los Tribunales de Honor y el Centro de Resolución de Conflictos, lleven a cabo una serie de investigaciones a empresas y profesionales por denuncias de incumplimiento del tiempo establecido en los cronogramas de proyecto, y en algunas ocasiones por no poder concluir la obra por falta de recursos. Es por ello, que el proceso de construcción de una obra obtendrá los éxitos esperados en la medida que estén claros precisamente los puntos que se desean.

En estudios de prácticas no deseables en la gestión de proyectos, la práctica con peores resultados es la donde durante el proceso de ejecución de la obra se modifican los protocolos y programas, guiando así un proyecto que aumenta el factor de riesgo de no llegar a las metas planteadas por tratar de saldar algunos elementos no claros o no especificados desde el inicio.

La legislación y los estudios previos claros para los involucrados

Otro de los elementos claves es dar el espacio necesario para los estudios previos al anteproyecto; en ocasiones se desarrollan varias etapas que finalmente concluyen con prohibiciones, no aprobación de permisos o que no cumplen por falta de una investigación inicial exhaustiva y efectiva. Esto repercute directamente en el cronograma, tiempo, presupuesto e inversión del proyecto y en consecuencia en la proyección de metas personales de muchos clientes. Los clientes a su vez, deben tener claro que un profesional consciente y responsable es quien controla el proyecto y por lo tanto la inversión desde el inicio, y de esta manera evitar problemas futuros y visualizar aspectos tanto de gestión como legales que permitan el cumplimiento de todas las etapas del proyecto.

Esto le puede interesar: Las herramientas para evitar los conflictos en los proyectos

De esta forma, el cronograma tentativo de planificación deberá evitar alteraciones que dicten consecuencias no favorables para las partes del proyecto. Los procesos previos suelen ser menospreciados y evitados, pero una clave para el éxito es darles su debido espacio y que sean parte de la inversión de los clientes.

Equipo de trabajo interdisciplinario – sinergia entre las partes

Los recursos humanos involucrados en el proyecto, tienen una incidencia muy alta en las mediciones de éxito de proyectos. El compromiso de los equipos, el respeto y la compenetración de los actores, así como la concreción conjunta de los objetivos del proyecto, logran resultados de calidad.

Es el liderazgo de los gestores y su capacidad de definición adecuada de las responsabilidades y seguimiento a las metas (en tiempo y costos), además de las competencias que los equipos transdisciplinarios manejen de las actividades a desarrollar, son claves para el éxito. Un proyecto deberá establecer los rangos y deberes con base en las metas a alcanzar. Todos los involucrados deberán de tener claro que los procesos tienen un inicio, etapas de proceso, control y un cierre.

El trabajo por competencias y metas claras es un factor relevante e influyente en los casos exitosos del sector construcción y pueden extenderse los conceptos aquí descritos a otros sectores que con metodologías apropiadas de gestión de proyectos les podrían significar una buena ruta hacia el éxito.

Lea además: ¿Sabe cómo se puede reducir el tiempo y costo de su proyecto?

Proyección de los plazos de entrega, imprevistos – planificación de Plan B y C

Todo indicador de éxito involucra un buen manejo de los plazos de entrega, para ello, éstos deberán ser razonables y viables. Plazos con mediciones no coherentes con la realidad de los recursos – humanos, económicos y de operatividad – amenazan desde el inicio la buena conclusión del proceso.

El plazo debe incluir etapas que van desde los estudios previos, los análisis, la formulación, planificación, operatividad, vigilancia, control y cierre efectivo del proyecto, junto a procesos de evaluación con indicadores de calidad medibles y verificables.

Las ruedas de la bicicleta deben girar a la misma velocidad y mismo tiempo

La relación estrecha entre la fabricación y la implementación en la obra constructiva nos recuerda a esta frase popular sobre la coordinación de ambas ruedas de una bicicleta. Esta relación es clave también para el éxito de un proyecto. No pueden los aspectos de fabricación e implementación ir a distinta velocidad. Un cronograma de cumplimiento, depende de la proveeduría y los recursos necesarios para cubrila. El suministro de los materiales para que el proyecto se ejecute efectivamente, su estancia a tiempo en la obra, su calidad y respuesta de acuerdo a las especificaciones técnicas deben ir a la misma velocidad que su implementación en el proyecto. Cada proceso y faceta deben estar debidamente cronometrados y protocolarizados según la formulación planteada.

También: Ilya Espino: La líder detrás de la Ampliación del Canal de Panamá

Podemos finalmente concluir que las claves para el éxito de un proyecto, deberán enfocarse desde aristas y plataformas distintas, donde las acciones de cada una de ellas repercutirán en los ciclos que lo componen.

Se obtendrá un proyecto de calidad, en la medida de considerar los distintos escenarios y prever los imprevistos, tener claridad en las metas y objetivos, equipos competentes y sinergia entre ellos, respeto profesional y planificación efectiva a través de una gerencia que lidere con ímpetu y posicionamiento del proyecto a lograr.

Referencias:

La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ) Project Management Institute, PMI. (2013). . – Quinta Edición. Newton Square, Pennsylvania. Project

Management Institute.

Directrices para la Dirección y Gestión de Proyectos. INTECO. Instituto de normas técnicas de Costa Rica, INTECO. (2013).

Sapag Chain, Nassir; Sapag Chain, Reinaldo, 2000. Preparación y Evaluación de Proyectos. 4ª Edición. Mc Graw – Hill Interamericana, Santiago y otras ciudades,.

Guandalini, Bruno Guías para la formulación, diseño y gerencia de proyectos. PNUD, San José, Costa Rica. 1998

Este artículo está clasificado como: ,

Comentarios

Para poder comentar debe iniciar su sesión:

INGRESAR