¿Cuáles son las claves para diseñar oficinas colaborativas?

Editorial Construir

Cuando se diseñan espacios para la colaboración, hay que tomar en cuenta el tipo de actividades que se llevan a cabo, la duración del uso del espacio y la cantidad de personas que lo utilizan.

Por: Guillermo Canjura, gerente regional de Productos y Servicios de ARISTA

Trabajar en equipo puede no ser un concepto nuevo, pero en años recientes ha habido un cambio de rumbo desde un trabajo individual hacia una actividad más colaborativa. Aún en empresas que se han centrado principalmente en el individuo, el valor de la colaboración,  ya sea para una sesión de lluvia de ideas o socialización, ha ganado cada vez mayor adeptos.

Pero, ¿cómo puede promoverse la colaboración en un ambiente laboral particular?  La clave es entender a profundidad como es la cultura de la organización para poder satisfacer las necesidades específicas del trabajo colaborativo.

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El rol de la cultura organizacional

La cultura organizacional es la suma de los valores, estilos de liderazgo, procesos, metas y muchas otras características que hacen única  a una organización. El método de los valores competitivos resume toda una amplia gama de atributos a cuatro principales tipos de cultura:

  1. Colaboración. Las culturas que tienden a ser abiertas, amigables y que acostumbran a compartir. Estas valoran el trabajo en equipo, la participación y el consenso.
  2. Creativas. Culturas dinámicas, emprendedoras y creativas. Estas organizaciones o equipos, aceptan y buscan la innovación, la toma de riesgos y se ubican en el filo del liderazgo.
  3. Control. Culturas que son  más estructuradas y formales.  El éxito es resultado de eficiencia, desempeño confiable, estandarización, programas precisos, administración del riesgo y al menor costo.
  4. Competencia. Culturas orientadas a los resultados, son competitivas y enfocadas en el logro de metas, su objetivo común es ganar y obtener prestigio.

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Es importante hacer notar que la cultura no es uniforme en cada organización. Un departamento de mercadeo, por ejemplo, puede representar una cultura colaborativa, mientras que el de finanzas muestra una cultura más jerárquica y de control.

Cada uno de estos grupos colaborará de alguna manera para lograr sus objetivos, sin embargo el nivel de colaboración y los motivos para reunirse pueden variar considerablemente, para apoyar y mejorar su rendimiento es importante comprender cuáles son los elementos  que los unen.

Creando espacios colaborativos que funcionen

Cuando se diseñan espacios para la colaboración, hay que tomar en cuenta el tipo de actividades que se llevan a cabo, la duración del uso del espacio y la cantidad de personas que lo utilizan. Los ambientes deberán estar alineados en la mejor forma de satisfacer las necesidades específicas de los individuos y grupos involucrados.

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En espacios públicos es vital que la estética comunique una marca consistente a las personas externas a la organización.  En espacios privados, los acabados deberán reforzar la marca, pero no tienen que ser de alta gama.

Las paredes pueden utilizarse para proyectar, escribir o colocar material de información visible para todos. Debe asegurarse la privacidad acústica, aislándo completamente con puertas sólidas.

Las salas para ejecución táctica deben tener flexibilidad para configurar distintos escenarios de mobiliario, con mesas modulares pequeñas pero integrables. Los usuarios deben poder verse unos a otros. Las mesas deberían contar con sistema de electrificación e internet habilitado. La protección acústica también es vital.

Los espacios para pensamiento estratégico deberán permitir movimientos frecuentes de los usuarios, así como la posibilidad de trabajar sentado y de pie. Los asientos deberán ser confortables para promover una estadía relajante así como la flexibilidad para cambiar de posición cuando se desee. No debería haber barreras entre las personas, a menos que necesiten superficies horizontales para escritura. Se hará necesaria una buena visual en el espacio y una buena protección acústica para evitar distracciones desde afuera de este espacio.

Finalmente, los espacios para socializar deben contar con sofás o mobiliario acogedor para promover conversaciones relajadas y a la vez productivas. El objetivo debe ser claro, lograr espacios que permitan que la cultura de colaboración y estilos colaborativos y en grupo para mejorar la forma en que las personas trabajan juntas.

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