Digitalización: ¿el sueño para acabar con la tramitología?

Guillermo Carazo, consultor, directivo y ex presidente de la Cámara Costarricense de la Construcción.

Aún cuando se ha señalado con frecuencia que la simplificación de trámites es una de las tareas más urgentes de la Administración Pública, el tema parece esquivo en el quehacer de los tomadores de decisión, que no han podido llevar a la práctica modelos verdaderamente ágiles y eficientes. La modernización, unificación y digitalización de procesos son ideas que para algunas instituciones se han vuelto realidad, pero otras no lo alcanzan en perjuicio de los usuarios.

Sin embargo, actualmente y luego de un decidido esfuerzo de años atrás de todos los involucrados en el tema, trabajando de manera conjunta tanto del sector público como el privado, es que se cuenta con herramientas que permiten dar pasos importantes para ayudar a salir de la maraña tramitológica y del exceso de requisitos que por años ha caracterizado a los sistemas de permisos de construcción. En este caso, nos referimos a la implementación de los sistemas digitales de revisión y de visado de planos, la Plataforma del APC (Administrador de Proyectos de Construcción) y el APT (Administrador de Proyectos de Topografía), puestas en funcionamiento en los años 2011 y 2016, respectivamente.

El sistema digital APC concentra la revisión y aprobación de planos por parte de las instituciones del Poder Ejecutivo del Gobierno, es decir, el Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo, el Ministerio de Salud, el Cuerpo de Bomberos, el Instituto de Acueductos y Alcantarillados y el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitetos, en el que por medio de Internet, el profesional sube al sistema, los planos y los documentos de los requisitos previos, sin requerir la presentación de planos físicos en ninguna de estas instituciones.

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Lo importante de este proyecto fue que se logró definir la lista de los puntos a revisar por parte de cada funcionario de estas instituciones, dando seguridad jurídica tanto al administrado como al funcionario y esto logró disminuir sensiblemente los plazos para la revisión de los planos.
El proyecto de digitalización de los planos de catastro, conocido como APT, actúa como una ventanilla única para el registro de planos de catastro o agrimensura, mediante la cual es posible realizar la inscripción en línea de éstos ante el Catastro Nacional.

Ambas iniciativas, forman parte de una estrategia cuyo objetivo es usar las herramientas digitales para hacer más ágiles los procesos, en el caso del APC, el siguiente paso consiste en hacer que el sistema funcione de manera digital para obtener los documentos referidos a las consultas preliminares, o sea, los requisitos necesarios para la revisión y visado de los planos.

También se debe trabajar en que cada Municipalidad genere sus listas de revisión y sus procesos para poder emitir digitalmente los permisos de construcción municipales, tal y como se hizo con las instituciones. Estos temas han sido más difíciles de coordinar con el gobierno actual en los últimos años.

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Las aprobaciones digitales presentan varias ventajas. Entre ellas, plazos establecidos con antelación que verdaderamente se cumplen, así como la simultaneidad de trámites. Los periodos de aprobación por lo general son de 15 a 60 días dependiendo de la complejidad de los proyectos, lapso en el que los funcionarios a cargo pueden hacer las observaciones y el interesado para atenderlas.

En caso de que una institución no se pronuncie en su respectivo plazo, el sistema aplica de manera automática la aprobación por la vía del silencio positivo en la gestión. Como sector se debe mantener, de manera conjunta con la Administración Pública, la importancia de defender la productividad como un valor de las actividades que se realizan.

Mejor gestión y trámites razonables

Otro avance importante, no tan reciente ni tan fácil de llevar a la práctica, con poco más de seis años en vigencia, es la reforma a la Ley 8220 “Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos”, en Costa Rica. Esta reforma permite definir la responsabilidad de los funcionarios, que se exponen a la suspensión sin goce de salario, incluso de despido en caso de que incurra en una falta grave.

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Entre las faltas está devolver por más de una vez los documentos exigiendo requisitos adicionales y no calificarlos en el plazo reglamentario; no respetar la competencia de otros funcionarios públicos, cuestionado lo que han hecho; no publicitar suficientemente los requisitos y trámites, los cuales deben ser sencillos, ágiles y claros; no respetar el concepto de ventanilla única; no informar sobre el estado del trámite, dónde siempre debe existir una bitácora sobre el avance y respeto de la prelación (orden en que son presentadas las solicitudes), tutelando la transparencia; incumplir plazos que son, salvo regulación especial, diez días para emitir certificaciones y constancias, y un mes para aprobar permisos, licencias, aprobaciones y autorizaciones.

La legislación ha reconocido que la Administración Pública además de buscar la satisfacción del interés público, también debe entenderse como una organización al servicio de los ciudadanos. Su responsabilidad es liberar tiempo y recursos a los administrados, racionalizando los trámites, concentrándolos, reduciendo requisitos y empleando la tecnología. Haciendo imperativa la rendición de cuentas.

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Desde la Cámara Costarricense de la Construcción se trabaja en estos temas de simplificación de trámites y agilidad de los procesos, íntimamente ligados con la gestión eficiente de la Administración Pública, siendo un tema que no puede agotarse y que siempre será objeto de mejora. Entre los aspectos por mejorar, la Cámara ha señalado como prioritarios:

  •  Qué se continúen y mejoren los sistemas de aprobación digital de permisos de construcción, tanto en la fase de requisitos previos, como en los permisos municipales.
     Incluir más sanciones a la Ley 8220 (Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos).
  • Dar plazo de respuesta en los trámites en materia ambiental, pues la no prescripción en delitos contra el ambiente no implica plazos indefinidos para responder.
  • Qué se establezca cómo resolver en corto plazo la “creatividad” de los funcionarios públicos de implantar nuevos requisitos.

Es vital implementar este tipo de acciones, ya que el no hacerlo pone en peligro la competitividad del país, la atracción de inversión y la transparencia de los procesos.

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